Как позаботиться о гостях, которые не живут в том городе, где вы женитесь

Скорее всего, некоторые из гостей вашей свадьбы не живут в том городе, где вы женитесь, поэтому есть перечень важных вещей, которые нужно сделать специально для них. От логистики до карты передвижения – существует много нюансов, которые вам придется учесть, чтобы иногородние гости, приехавшие на вашу свадьбу, чувствовали себя как дома.

Разместите гостей рядом с местом проведения свадьбы

Фотография: Cody and Allison Photography

Когда дело доходит до размещения, то чем ближе гости поселятся от места проведения свадьбы, тем лучше. Если в месте проведения вашей свадьбы есть номера, очевидно, вам стоит поселить своих гостей там. Свяжитесь с менеджером зала и спросите его о наличии, стоимости номера и возможных скидках. Если в месте церемонии не предусмотрено проживание - или если номера слишком дорогие - выберите 2-3 отеля, ближайших к месту проведения свадьбы, и забронируйте блок 1-2х комнатных номеров. На момент бронирования вам не обязательно знать окончательное количество иногородних гостей, но хотя бы примерно вы уже должны знать. Правило примерно следующее: посчитайте примерное количество иногородних гостей, разделите полученное число на два – это и есть количество номеров, которое следует забронировать. (Итак, если у вас есть 20 иногородних гостей, вам следует забронировать 10 номеров сразу и, возможно, еще несколько позже).

Важно учитывать, что в разных отелях разные правила бронирования номеров. Некоторые отели требуют, чтобы при бронировании вы платили определенную сумму, которую вам не вернут, если ваша бронь будет аннулирована. Это не самый лучший вариант, но и его тоже можно рассматривать, если свадьба проходит в небольшом городе или время ее проведения совпадает с праздником или другим событием. Некоторые отели могут проявлять гибкость и наоборот предлагают скидку для ваших гостей при условии, что вы не бронируете номера заранее, но это тоже риск, ведь отель может заполниться до того, как вы окончательно определитесь со списком гостей. В самом лучшем случае вам удастся договориться о бронировании номеров без обязательного внесения залога, что будет гарантировать и наличие мест, и сохранность тарифов до даты вашей свадьбы. Поскольку существует много вариантов, мы предлагаем вам начать поиск места размещения как можно раньше и попросить иногородних гостей окончательно забронировать себе номера как можно быстрее.

Транспорт и организация передвижения гостей

Фотография: Rachel Photographs

Некоторые отели предоставляют услуги трансфера в / из аэропорта, а некоторые даже предоставляют трансфер до / из определенных пунктов назначения, если это согласовано с ними заранее. Когда вы звоните в отель, чтобы забронировать номер, спросите о любых услугах по перевозке, которые вам могут предоставить. Цены будут варьироваться в зависимости от отеля, поэтому обязательно спросите цену, чтобы вы могли заранее сообщить ее своим гостям. Если в отеле нет шаттла, позаботьтесь о том, как гости смогут добраться до отеля и до места проведения свадьбы. Каким общественным транспортом проще всего добраться? Где находятся остановки и каковы цены? Доступна ли в вашем городе возможность разделить стоимость проезда, если попутчиков несколько? Можно ли соединить иногородних и местных гостей, чтобы те путешествовали вместе? Можете ли вы порекомендовать гостям компанию по прокату автомобилей? Большинство из ваших иногородних гостей, скорее всего, сами справятся с поисками машины, но лучше бы вам все равно позаботиться и проинструктировать их по этому поводу заранее, чтобы избежать лишнего стресса перед или в день свадьбы.

Составьте список всех хороших мест, где можно поесть, выпить и развлечься

Фотография: Jaicee Morgan

Будет здорово, если в то время как вы сосредоточены на своем большом дне, ваши гости не будут скучать и прогуляются по городу. Составьте список ваших с женихом любимых мест, где можно поесть, выпить и приятно провести время. Можно поискать, не планируются ли в эти дни какие-то городские фестивали, концерты живой музыки или другие специальные мероприятия, которые могут быть интересны гостям. Конечно, гости могут воспользоваться поисковиком Google и найти то, что им самим понравится, но заготовленный список потенциально интересных мест позволит вам познакомить гостей не только с городом, но и поделиться с ними некоторыми особенностями вашей повседневной жизни. Любой гость сможет найти кафе, чтобы выпить стаканчик кофе утром, но так они не узнают, в каком кафе вы с женихом любите устраивать ленивые субботние завтраки. А мы верим, что многие из них хотели бы это знать! Поэтому при составлении списка не поленитесь добавить небольшое примечание о том, почему вы рекомендовали именно те места. Это еще один способ контактировать с гостями и дать им понять, что их присутствие на вашей свадьбе очень важно для вас.

Запланируйте совместные мероприятия с иногородними гостями до или после свадьбы

Приглашение ваших иногородних гостей на мероприятия до или после свадьбы - это еще один верный способ заставить их почувствовать себя желанными гостями. Вы и ваш жених любите прогулки на открытом воздухе? Предложите своим гостям отправиться в поход или поплавать на лодках за день-два до свадьбы. Вы любители пива, которые проводят выходные, наслаждаясь местными пивоварнями? Попросите ваших гостей присоединиться к вам в середине дня и выпить по кружечке. Мы даже видели, как пары пропускают традиционный обед-репетицию и накрывают ужин для всех, кто находится в городе. И вечеринке не нужно ограничиваться только самим ужином. Если вы любите ночную жизнь или просто не хотите, чтобы вечеринка закончилась, попросите своих гостей отправиться в ваш любимый бар для продолжения. Еще одна отличная идея - завершить ваш идеальный свадебный уик-энд завтраком на следующий день, чтобы провести еще немного времени с теми, кто до сих пор остается в городе, и попрощаться в более непринужденной обстановке.

Напечатайте план и время событий

Фотография: Thanasis Kaiafas

Один из лучших способов устранить стресс и ограничить количество звонков на ваш телефон - создать подробный график свадебных событий. Приглашены ли гости на мероприятия в течение нескольких дней или только на саму свадьбу – все это должно быть детально расписано и распечатано на бумаге. Для каждого события вы должны указать следующее: название, адрес места проведения, дату, время и дресс-код. Мы даже рекомендуем включать описание церемонии и приема, чтобы вся необходимая для ваших гостей информация была собрана в одном месте. Если ваши иногородние гости приглашены на мероприятия до или после свадьбы, убедитесь, что у них достаточно времени, чтобы переодеться и добраться. Звучит слишком сложно? На Etsy  есть отличные шаблоны свадебных планов, которые помогут вам быстро создать красивые печатные материалы!

Создайте интересные и информативные приветственные пакеты

Фотография: The Lou’s

Ваши иногородние гости будут вынуждены прикладывать дополнительные особые усилия для участия в вашей свадьбе, поэтому мы считаем, что приветственные пакеты - это обязательная составляющая. Самое приятное здесь то, что вы можете подойти к процессу максимально креативно, и вам не нужно тратить много денег, чтобы сделать что-то действительно особенное. Как минимум, в пакете должно быть что-то съедобное и бутылка с водой, что облегчит вашим гостям день приезда. Бутилированная вода должна быть обязательно, но никто не мешает вам добавить местное пиво, бутылку шампанского или что-либо еще. Что касается закусок, обязательно приготовьте несладкий и сладкий вариант, чтобы удовлетворить все вкусы. Затем добавьте пару личных мелочей, таких как милый сувенир, свечу или даже проштампованную открытку, которую гости смогут отправить домой. Вдобавок к лакомствам поместите в пакет все информационные распечатки: карту, план свадебных мероприятий, список своих любимых мест и контактную информацию на всякий случай. Дополните все это индивидуальной запиской с благодарностью  и упакуйте в красивый бумажный пакет или многоразовый пакет. Приветственный пакет - это простой, продуманный жест, который понравятся вашим гостям! Просто проследите за тем, что в отеле в курсе, что при заселении каждому из гостей необходимо отдать такой пакет.

Подготовьте плейлист для путешествий

Фотография:Joy

Одна из наших пар создала праздничные компакт-диски для свадебных выходных и отправила их каждому из своих гостей за неделю до большого дня, и мы абсолютно влюбились в эту идею! Вы и ваш жених могли бы сделать это до свадьбы, собрать всю свою любимую музыку и создать либо физические компакт-диски, либо список воспроизведения Spotify, который задаст тон для ваших выходных. Это самый приятный, самый неожиданный штрих, который сделает поездку иногородних гостей более приятной независимо от того, летят они самолетом или едут наземным транспортом.

Разместите всю информацию на своем свадебном сайте

Фотография:Joy

У вас есть забронированные гостиничные номера, план транспортировки гостей, ваше расписание согласовано и список рекомендованных мест давно готов. Чем заняться дальше? Поместите всю эту информацию на свой свадебный сайт! Да, всю! Даже если вы распечатали маршруты и план мероприятий и раздали их гостям в приветственных пакетах. Ваш сайт должен быть вашим личным хранилищем для всех свадебных деталей – поверьте нам, этот ресурс будет крайне популярен среди ваших гостей. Если вы не уверены, что что-то должно там быть, то ответ, вероятно, да, оно должно там быть. Но у нас также есть удобный контрольный список, в котором перечислено все, что следует добавить на свадебный сайт, чтобы вы могли трижды перепроверить, все ли детали учли.

С оригиналом статьи Juliette можно ознакомиться по ссылке.